Gestionnaire de listes de l'Institut Agro Rennes-Angers

Guide du gestionnaire - Configuration d'une liste

Dans cette rubrique d'aide, chaque élément administrable est décrit, cependant, en fonction des droits qui vous ont été attribués, il est possible que vous ne puissiez pas modifier tous ces éléments.

Paramètres modifiables de la configuration en fonction du profil :

	Lismaster	Propriétaire privilégié	Propriétaire normal
Configurer la liste
Définition de la liste
Objet de la liste	X	X	X
Visibilité de la liste	X	X	X
Propriétaires	X	X
Profil des propriétaires	X
Modérateurs	X	X
Catégorie de la liste	X	X	X
Nombre maximum d'abonnés	X
Diffusion / réception
Qui peut diffuser des messages	X	X
Taille maximum des messages	X
Droits d’accès
Qui a accès aux informations sur la liste	X	X	X
Qui peut s'abonner	X	X	X
Qui peut se désabonner	X	X	X
Qui peut ajouter des abonnés	X
Qui peut supprimer des abonnés	X
Qui peut inviter à s'abonner	X	X	X
Qui peut déclencher un processus de rappel des abonnements	X
Qui a accès à la liste des abonnés	X	X
Les archives
Conserver les messages distribués dans les archives	X
Les archives - Droit d'accès	X	X	X
Les archives - Nombre maximum de mois d'archives	X	X	X
Opérations critiques
Supprimer la liste	X	X
Renommer la liste	X	X

Comme la configuration d'une liste est quelque peu complexe, sa présentation a été séparée en plusieurs parties :

• - Définition de la liste
• - Diffusion/réception
• - Droits d'accès
• - Les archives
• - Gestion des erreurs
• - Définition des sources de données
• - DKIM
• - Description / Page d'accueil de la liste
• - Messages-types
• - Divers

Nous vous conseillons d'effectuer vos changements de configuration très progressivement : ainsi, si le résultat ne correspond pas à vos attentes, vous pouvez plus facilement revenir en arrière.

Le module d'administration de la liste vous offre une multitude d'options pour configurer votre liste. Néanmoins, il se peut que ces options ne correspondent pas parfaitement à vos besoins. Pour remédier à ce problème, vous pouvez faire appel aux listmasters pour qu'ils créent de nouvelles options (dans la limite de leurs capacités) : accès et/ou droits restreints à certaines catégories de personnes en fonction de l'endroit d'où elles se connectent, du domaine auquel leur adresse e-mail appartient, du groupe d'utilisateur dont elles font partie, etc.

A. Définition de la liste

• - Objet de la liste : vous pouvez modifier l'objet que vous aviez choisi lors de la création de la liste. Cet objet apparaît dans le bandeau visible en haut de toutes les pages de la liste, ainsi que sur les pages d'index de listes (liste des listes, liste de vos abonnements, etc.) et dans la barre de titre du navigateur.
• - Visibilité de la liste : les options disponibles sont :
  • * liste visible par les utilisateurs authentifiés (auth)
  • * liste cachée sauf aux abonnés (conceal)
  • * liste visible (noconceal)
  • * liste cachée même aux abonnés (secret)

  Si vous souhaitez restreindre la visibilité de la liste suivant d'autres critères, faites-en la demande aux listmasters : il est probable qu'ils puissent créer une nouvelle option correspondant à vos besoins (exemple : liste visible uniquement par les membres d'un groupe d'utilisateurs, d'un domaine internet, etc.).

• - Propriétaires et Modérateurs : vous pouvez ajouter des propriétaires et des modérateurs à la liste ou modifier leurs informations :
  • * Pour chaque propriétaire/modérateur, vous devez obligatoirement saisir une adresse email et un nom.
  • * Vous pouvez également ajouter les informations de votre choix dans le champ Informations privées (numéro de téléphone, fonction, etc.) ; ces informations ne seront visibles que par les listmasters et les propriétaires de listes possédant un profil de type Privileged.
  • * Vous pouvez modifier le mode de réception des messages (les seules options disponibles sur cette page sont mail et nomail).
  • * Le paramètre Profil n'est pas modifiable : le profil Privileged est réservé au créateur de la liste (les autres propriétaires ont un profil du type Normal).

Attention : le fait de devenir propriétaire ou modérateur d'une liste n'implique pas d'être abonné automatiquement à cette liste. Les propriétaires et modérateurs doivent donc faire la démarche de s'abonner à la liste.

Pour supprimer des propriétaires/modérateurs, effacez le contenu des champs de texte relatifs au propriétaire/modérateur que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton Mise à jour.

• - Catégorie de la liste : ce paramètre permet de classer les listes. Vous pouvez choisir plusieurs catégories, éventuellement hiérarchiques. Le classement des listes publiques est construit en exploitant ce paramètre.
• - Domaine internet : seuls les listmasters peuvent modifier ce paramètre.
• - Langue de la liste : si vous changez la langue de la liste, tous les messages prédéfinis seront envoyés dans la langue choisie (attention : sous réserve que la traduction existe !).
• - Nom de la familleSi la liste appartient à une famille de listes, elle s'affiche ici (c’est le cas des listes des étudiants par exemple).
• - Nombre maximum d'abonnés : si vous ne souhaitez pas fixer de limite, laissez la valeur à 0.

ATTENTION : n'oubliez pas de cliquer sur Mise à jour au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

B. Diffusion/réception

• - Qui peut envoyer des messages sur la liste : les options disponibles sont :
  • * envoi fermé (closed)
  • * envoi limité aux abonnés, personnels et abonnés de la liste des intervenants extérieurs étudiants (listes_etudiants)
  • * envoi limité aux modérateurs (newsletter)
  • * envoi limité aux abonnés et aux personnels (personnels)
  • * envoi limité aux abonnés (private)
  • * envoi modéré, limité aux abonnés (privateandeditorkey)
  • * envoi ouvert (public)
  • * envoi ouvert mais attachements interdits (publicnomultipart)
• - Heure d'expédition pour les messages : ce paramètre définit une heure spécifique pour l'envoi des messages dans la journée.
• - Périodicité des compilations : vous pouvez définir à quel intervalle sont envoyées les compilations de messages (modes de réception Compilation et Résumé) : sélectionnez dans la liste tous les jours pour lesquels vous souhaitez que des compilations soient envoyées. Choisissez ensuite un horaire d'envoi des compilations (évitez de choisir un horaire compris entre 23h et minuit).
• - Nombre maximum de messages par compilation
• - Options d'abonné disponibles : sélectionnez toutes les options d'abonné que vous souhaitez offrir à vos abonnés. Par défaut, toutes les options sont sélectionnées.
• - Profil d'abonnement : ce paramètre permet de définir, par défaut, le mode de réception et la visbilité des nouveaux abonnés pour la liste.
• - Thèmes pour la catégorisation des messages : ce paramètre définit un thème utilisable pour marquer les messages de la liste.
  • * le nom du thème est msg_topic.name ("other" est un mot réservé)
  • * le titre est msg_topic.title
  • * l'entrée msg_topic.keyword est optionnelle et permet le marquage automatique des messages. Il s'agit d'une liste de mots clef, séparés par des ','.
• - Sur quelle partie du message les mots clef sont recherchés : ce paramètre indique quelle partie des messages permet le marquage automatique.
• - Marquage des messages : ce paramètre indique si le marquage des messages est optionnel ou requis pour la liste.
• - Adresse de réponse : vous permet de définir les destinataires par défaut lors d'une réponse à un message envoyé sur la liste :
  • * lorsque la valeur choisie est tous, la réponse est envoyée à l'expéditeur du message ET à la liste.
  • * lorsque la valeur choisie est liste, la réponse est envoyée à la liste.
    

    Attention : cette option est à utiliser avec précaution ! L'expérience montre que les abonnés ne vérifient pas toujours l'adresse à laquelle ils expédient leur réponse. Ils risquent donc d'envoyer des messages privés à l'ensemble des abonnés en pensant répondre uniquement à une personne...

  • * lorsque la valeur choisie est autre adresse email, la réponse est envoyée à une adresse prédéfinie. Si vous choisissez cette option, vous devez saisir une adresse email dans le champ autre adresse email.
  • * lorsque la valeur choisie est l'expéditeur, la réponse est envoyée à l'expéditeur du message. C'est la valeur que nous vous conseillons de choisir.
• - Marquage du sujet des messages : permet de choisir le texte qui sera inséré devant l'objet de tous les messages envoyés sur la liste : ceci permet aux abonnés de pouvoir trier leurs messages plus facilement, de leur appliquer des filtres de messages, etc. Par défaut, ce texte est constitué du nom de la liste entouré de crochets (les crochets sont rajoutés automatiquement par le système, il est inutile de les indiquer vous-même).
• - Autoriser la personnalisation des messages
• - Rejeter les mails générés automatiquement (crontab, etc.) ?
• - Champs d'entête compatibles RFC 2369

Attention : n'oubliez pas de cliquer sur Mise à jour au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

C. Droits d'accès

À partir de cette page, vous pouvez décider :

• - Qui a accès aux informations sur la liste : les options disponibles sont :
  • * limité aux utilisateurs authentifiés (auth)
  • * pour tous (open)
  • * limité aux abonnés (private)
• - Qui peut s'abonner : les options disponibles sont :
  • * limité aux utilisateurs authentifiés (auth)
  • * limité aux utilisateurs authentifiés avec accord du propriétaire (auth_owner)
  • * fermé (closed)
  • * ouvert au public avec accord du propriétaire (owner)
• - Qui peut se désabonner : les options disponibles sont :
  • * possible après authentification (auth)
  • * fermé (closed)
  • * ouvert (open)
  • * ouvert après confirmation par mail, notification du propriétaire (open_notify)
  • * ouvert avec confirmation du propriétaire (owner)
• - Qui peut inviter à s'abonner : les options disponibles sont :
  • * fermé (closed)
  • * réservé aux propriétaires (owner)
  • * limité aux abonnés (private)
  • * public (public)
• - Qui a accès à la liste des abonnés : les options disponibles sont :
  • * limité aux utilisateurs authentifiés (auth)
  • * fermé (closed)
  • * listmaster seulement (lismaster)
  • * réservé aux propriétaires (owner)
  • * limité aux abonnés et aux personnels (personnels)
  • * limité aux abonnés (private)
• - Documents partagés : vous pouvez également définir les droits relatifs à l'espace de stockage partagé. On distingue les droits de consultation et les droits d'édition des documents :
  • * droit de consultation : les options disponibles sont:
    • . limité aux abonnés (default)
    • . réservé aux propriétaires (owner)
    • . limité aux abonnés (private)
    • . documents publics (public)
  • * droit d'édition : les options disponibles sont :
    • . réservé aux propriétaires (default)
    • . modérée pour les abonnés (editor)
    • . limité aux abonnés (private)
    • . documents publics (public)
  • * quota : vous permet de définir une taille maximale à ne pas dépasser pour l'espace de stockage partagé. Cette taille ne représente pas la taille maximale d'un document publié dans l'espace de stockage partagé, mais bien celle de l'ensemble des documents publiés sur la liste. Elle est exprimée en kilo-octets. Lorsqu'un abonné tente de publier un fichier trop gros par rapport à l'espace restant, il reçoit un message d'erreur.

  Pour plus d'informations sur la gestion de l'espace de stockage partagé (organisation de l'espace de stockage partagé, modification des droits d'accès, etc.), reportez-vous à la section Utiliser l'espace de stockage partagé du Guide du gestionnaire.

Attention : n'oubliez pas de cliquer sur Mise à jour au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

D. Les archives

• - Conserver les messages distribués dans les archives
• - Les archives
  • * droit d'accès : les options disponibles sont :
    • . fermé (closed)
    • . listmaster uniquement(listmaster)
    • . propriétaire uniquement (owner)
    • . les modérateurs (moderator)
    • . abonnés, modérateurs et propriétaires (private)
    • . public (public)
  • * droits d'accès par commandes mail : ce paramètre a été fermé
  • * quota : permet de définir une taille maximale à ne pas dépasser pour les archives de messages. Cette taille est exprimée en kilo-octets. Les propriétaires reçoivent une notification lorsque les archives atteignent 95 % de la taille autorisée. Si la taille maximale dévolue aux archives est atteinte, les messages ultérieurs ne sont pas archivés.

    Même si les messages cessent d'être archivés, il reste évidemment possible d'envoyer des messages sur la liste.

  • * Nombre maximum de mois d'archives
• - Archivage des messages cryptés : il est possible d'envoyer des messages cryptés au format S/MIME sur la liste. Cette option vous permet de définir comment ces messages vont être archivés :
  • * l'option messages déchiffrés archive le message sans qu'il ne soit chiffré
  • * l'option messages originaux archive le message sous sa forme originale
• - methode de protection des adresses (contre le spam) : les options disponibles sont :
  • * remplacer les caractères @
  • * utiliser un cookie HTTP
  • * utiliser Javascript
  • * ne rien faire

ATTENTION : n'oubliez pas de cliquer sur Mise à jour au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

E. Gestion des erreurs

Les bounces représentent les abonnés en erreur, c'est-à-dire les abonnés qui ne reçoivent pas les messages envoyés sur la liste. Les raisons peuvent être variées : adresses qui n'existent plus, adresses momentanément indisponibles au moment de l'envoi de messages, capacité de la boîte de réception atteinte, etc.

Ces paramètres sont définis au niveau du serveur et il n’est pas nécessaire de les modifier.

F. Définition des sources de données

Il est possible d’insérer des données depuis des sources externes (bases de données, annuaires LDAP, fichiers distants, etc…)

Ces paramètres sont définis au niveau du serveur et il n’est pas nécessaire de les modifier.

G. DKIM

Les paramètres de cette partie concernent la protection des messages.

Ces paramètres sont définis au niveau du serveur et il n’est pas nécessaire de les modifier.

H. Description / Page d'accueil de la liste

Il est possible de modifier les pages HTML de :

• - la Page d'accueil de la liste : cette description est affichée sur la page d'information de la liste. Elle peut être au format HTML. Même si vous n'utilisez pas ce format, employez quand même les balises "br" pour marquer les sauts de ligne
• - la Description de la liste : la description de la liste est envoyée par e-mail en réponse à la commande INFO. Par défaut, elle est également incluse automatiquement dans le message de bienvenue (notification d'abonnement à la liste). Elle ne doit pas être confondue avec la page de présentation de la liste qui est affichée sur l'interface web du serveur de listes Sympa

Sympa utilise des fichiers par défaut ; dans ce cas, le fichier correspondant spécifique à votre liste est vide. Pour modifier un fichier, cliquez sur le bouton Éditer.

Vous retrouverez toutes les informations de personnalisation de la liste dans la section Personnaliser la liste.

I. Messages-types

Il est possible de modifier les messages de services et d'autres fichiers associés à votre liste :

• - Messages automatiques :
  • * Message de bienvenue : ce message correspond à la notification envoyée aux personnes qui viennent de s'abonner. Il est fortement conseillé de rédiger une charte d'utilisation pour votre liste et de l'inclure dans ce message de bienvenue. Vous pouvez créer un message MIME structuré (réservé aux experts du format MIME)
  • * Message de rejet : ce message est envoyé à l'expéditeur lors du rejet d'un message par le modérateur
  • * Message de rappel individualisé : ce message est envoyé aux abonnés lors d'un rappel individualisé (commande REMIND). La commande REMIND est importante pour la bonne gestion de votre liste, car de nombreuses erreurs d'acheminement du courrier (bounces) sont dues à des personnes dont l'adresse courante ne correspond plus à l'adresse d'abonnement, ou même qui ont oublié leur abonnement
  • * Invitation à s'abonner : ce message est envoyé aux personnes que vous invitez à s'abonner à la liste via la commande INVITE
• - Ajouts aux messages diffusés :
  • * Attachement de fin de message : s'il est défini, une partie MIME comprenant le texte sera ajoutée en fin de chaque message diffusé sur la liste
  • * Attachement de début de message : s'il est défini, une partie MIME comprenant le texte sera ajoutée au début de chaque message diffusé sur la liste
• - Autres
  • * Message de désabonnement : ce message est envoyé aux personnes qui se désabonnent de la liste
  • * Message de suppression : ce message est envoyé aux personnes que vous désabonnez (commande DEL), notamment parce que leur adresse a généré des erreurs
  • * Message de détection de virus : ce message est envoyé à l'expéditeur en cas de détection d'un virus dans un message

Sympa utilise des fichiers par défaut ; dans ce cas, le fichier correspondant spécifique à votre liste est vide. Pour modifier un fichier, cliquez sur le bouton Éditer. Vous pourrez entre autres modifier le champ From (expéditeur), le champ Subject (objet) et le corps des messages.

Attention : les valeurs entre crochets sont des variables. Ne les modifiez pas, à moins de réellement savoir ce que vous faites...

Vous retrouverez toutes les informations de personnalisation de la liste dans la section Personnaliser la liste.

J. Divers

Les paramètres de cette partie concernent diverses informations sur la liste.

Ces paramètres sont définis au niveau du serveur et il n’est pas nécessaire de les modifier.