Guide de l'abonné
1. Introduction
Un abonné est une personne dont l’adresse de messagerie appartient à une liste de diffusion. Cette personne recevra tous les messages adressés à cette liste. Une liste, ou une adresse de messagerie fonctionnelle peuvent également être abonnées à une liste de diffusion.
2. L'interface web
2.1. Accéder à l'interface
Le service de listes fonctionne grâce à un logiciel de gestion de listes : Sympa. Ce logiciel est associé à une interface web d'environnement de listes.
Pour effectuer des actions relatives aux listes (vous abonner, changer vos options, etc.), connectez-vous sur l'interface web du serveur de listes : https://listes.agrocampus-ouest.fr
2.2. Se connecter sur l'environnement de listes
Pour vous connecter sur l'environnement de liste, utilisez la zone d'authentification nommée Connexion située en haut à droite de l'interface web.
Si vous êtes déjà connecté, votre adresse e-mail et votre profil (abonné, modérateur ou propriétaire) s'affichent à cet endroit.
2.3. Page d'accueil
A. Menu du haut
Dans le menu du haut de la page, on retrouve les liens suivants :
- - Accueil
- - Créer une liste
- - Chercher une liste
- * Formulaire de recherche
- * Index des listes
- * Parcourir les listes par catégories
- - Assistance
- * Documentation
- * FAQ
- * Vos retours
- - Pour l’utilisateur connecté :
- * Mes préférences
- * Mes listes
- * Déconnexion
Assistance
Dans le menu du haut, on trouve un sous-menu pour l’assistance. Il permet d’accéder à la documentation complète en ligne et aux FAQ (pour les utilisateurs et pour les administrateurs). Le lien Vos retours vous permet d’envoyer directement un retour par email aux développeurs de Sympa.
Menu de l'utilisateur connecté
Une fois connecté, votre nom s’affiche à droite du menu du haut. Un sous-menu vous permet d’accéder à certains outils.
Votre email est rappelé.
Les préférences générales sont relatives à l'ensemble de vos abonnements et à la manière dont se présente votre interface de listes Sympa. Pour modifier vos préférences, cliquez sur le lien Mes préférences.
Vous pouvez modifier :
- - Votre nom (si vous vous abonnez à une liste depuis l'interface web du serveur de listes, le champ Nom sera automatiquement renseigné dans la liste des abonnés)
- - La langue de l'interface de listes Sympa (seul le français est disponible)
- - La durée de vie du cookie stocké sur votre ordinateur par Sympa ('Expiration de la connexion'). Par défaut, la session expire lorsque vous fermez votre navigateur, si vous utilisez les listes de manière intensive, nous vous conseillons de choisir une durée plus longue
Dans le menu d’utilisateur connecté, vous trouverez un lien pour accéder à toutes les listes auxquelles vous êtes relié, en tant que propriétaire, modérateur et / ou abonné.
B. Centre de la page
Au centre de la page, on retrouve les liens suivants :
- - Mes listes
- - Création de listes
- - Chercher une liste
- - Parcourir les listes par catégories
3. Rechercher une liste de diffusion
Pour cela, vous avez quatre possibilités.
3.1. Mes listes
Cette page liste toutes les listes auxquelles vous êtes lié (propriétaire, modérateur / éditeur et abonné). Deux liens permettent d’accéder à cette page :
- - Depuis le centre de la page d’accueil
- - Depuis le sous-menu de l’utilisateur connecté
3.2. Index des listes
Dans le menu spécifique de recherche d’une liste, cliquez sur le lien Index des listes. L'ensemble des listes que vous êtes autorisé à voir s’affiche.
Les listes sont classées par ordre alphabétique. Il est possible d’utiliser la barre du haut pour filtrer l’affichage selon la première lettre du nom des listes. Seules les lettres sur fond bleu sont cliquables, car elles seules contiennent des listes. Le lien Tous permet d’afficher l’ensemble des listes.
3.3. Catégories de listes
Cette fonctionnalité permet d’afficher les listes qui appartiennent à une certaine catégorie. Deux liens permettent d’accéder à cette page :
- - Depuis le centre de la page d’accueil
- - Depuis le sous-menu de recherche de liste
Le principe de fonctionnement de cette page est le même que celui de l’Index des listes avec les filtres des lettres.
3.4. Chercher une liste
Deux liens permettent d’accéder à cette fonctionnalité :
- - Depuis le centre de la page d’accueil
- - Depuis le sous-menu de recherche de liste
Saisissez tout ou partie du nom ou de la description d’une liste puis cliquez sur le bouton Chercher une liste. La page de résultat s’affiche alors.
4. Agir sur une liste
4.1. S'abonner à une liste
Pour s'abonner à une liste, vous devez être connecté. Commencez par rechercher la liste et affichez-la. Si les abonnements à la liste sont autorisés, dans le menu de gauche de la liste, vous trouverez un lien S'abonner.
Deux cas sont alors possibles après avoir cliqué sur le lien :
- - Si les abonnements sont soumis à validation du propriétaire de la liste, celui-ci recevra une notification de votre demande d'abonnement. Il pourra ensuite la valider ou la rejeter. S'il la valide, vous recevrez une confirmation d'abonnement à la liste par email. S’il la rejette, vous recevrez une notification par email.
- - Si les abonnements ne sont pas soumis à validation du propriétaire de la liste, vous recevrez une confirmation d'abonnement à la liste par email.
Consulter ses abonnements
Pour voir toutes les listes auxquelles vous êtes abonné, vous devez tout d'abord vous connecter. Vous voyez apparaître dans la page Mes listes, le nom de toutes les listes auxquelles vous êtes abonné, suivi chacun d'une brève description de la liste.
4.2. Consulter une liste
Pour consulter la page d'information d'une liste, cliquez sur son nom. La page d'information comporte une description plus ou moins détaillée de la liste (son objet, les usages en vigueur pour l'envoi de messages, etc.).
A partir de cette page d'information, vous pourrez, en fonction des droits qui ont été définis sur la liste :
- - modifier vos options d'abonné
- - lire les archives de la liste
- - effectuer une recherche dans les archives
- - envoyer des messages
- - télécharger des documents à partir de l'espace de stockage partagé
- - publier des documents dans l'espace de stockage partagé
- - accéder à la listes des abonnés de la liste (si elle est disponible)
- - suspendre ou reprendre votre abonnement sur la liste
- - vous désabonner de la liste
4.3. Voir les abonnés, modérateurs et propriétaires
Le nombre de personnes abonnées à la liste est affiché de manière permanente dans le menu de gauche. Pour accéder à la liste des abonnés, cliquez sur le lien Abonnés dans le menu de gauche (si le propriétaire de la liste n'a pas autorisé l'accès à la liste des abonnés, ce bouton n'apparaît pas). La liste des abonnés s'affiche et vous présente l'adresse email et le nom de chacun des abonnés (la mention ou non du nom dépend de la méthode employée lors de l'abonnement).
Par défaut, 25 abonnés sont affichés sur chaque page. Vous pouvez naviguer entre les pages au moyen des flèches de navigation ou choisir d'afficher davantage d'abonnés sur chaque page. Vous pouvez également trier les abonnés en fonction de leur adresse email, de leur domaine ou de leur nom en cliquant sur l'intitulé de la colonne correspondante.
Les noms des propriétaires et des modérateurs de la liste sont indiqués dans le menu de gauche si le propriétaire a autorisé cet affichage.
4.4. Contacter le propriétaire
Les noms des propriétaires et des modérateurs sont indiqués dans le menu de gauche. Néanmoins, n'écrivez jamais directement à un propriétaire ou à un modérateur de liste : d'une part la personne à qui vous écrivez peut être absente, d'autre part, il est mieux d'informer tous les responsables de votre requête. Lorsque vous avez une question ou une remarque, l'adresse que vous devez utiliser est : nomdelaliste-request@agrocampus-ouest.fr (remplacez « nomdelaliste » par le nom de la liste en question).
4.5. Options d'abonné
Les options d'abonné sont relatives à chaque liste et peuvent donc différer d'une liste à l'autre. Pour modifier vos options d'abonné, vous devez être connecté. Rendez-vous sur la page de la liste pour laquelle vous souhaitez accéder aux options d'abonnés. Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien Options d'abonné.
A. Options d'abonnement
Sur cette page, il est possible de modifier votre nom (uniquement pour la liste). Vous pouvez aussi voir la date de votre inscription à la liste et la date de dernière mise à jour de vos options d'abonné.
Vous pouvez aussi modifier le mode de réception des messages (ces options sont exclusives, vous ne pouvez donc pas en sélectionner deux différentes) :
- - Compilation au format MIME : au lieu de recevoir régulièrement les messages de la liste, vous en recevrez périodiquement une compilation. Cette compilation regroupe un ensemble de messages de la liste au sein d'un message au format MIME multipart/digest. La périodicité d'envoi des compilations est définie par le gestionnaire de la liste.
- - Compilation au format texte : au lieu de recevoir régulièrement les messages de la liste, vous en recevrez périodiquement une compilation. Cette compilation regroupe un ensemble de messages de la liste au sein d'un message au format texte simple. La périodicité d'envoi des compilations est définie par le gestionnaire de la liste.
- - Résumé des messages : comme pour le mode digest, vous recevrez périodiquement une compilation, excepté qu'il s'agit cette fois uniquement d'un index des messages. Si vous souhaitez les lire dans leur entier, vous devrez aller consulter les archives de la liste en ligne.
- - Notification : avec cette méthode, vous allez recevoir tous les messages avec un corps vide. De cette manière, vous êtes informé en temps réel de l'arrivée de messages sans prendre pour autant le risque de voir votre boîte mail saturée.
- - Interrompre la réception des messages : ce mode permet de ne plus recevoir les messages de la liste tout en y restant abonné. Cela évite par exemple de devoir se désabonner d'une liste pendant une période d'absence puis de se réabonner lorsque l'on revient.
- - Réception au format texte uniquement : ce mode permet de ne recevoir que la version texte (text/plain) des messages postés aux deux formats (texte et HTML).
- - Réception au format HTML : ce mode permet de ne recevoir que la version HTML (text/html) des messages postés aux deux formats (texte et HTML).
- - Attachements stockés sur le serveur : ce mode permet de ne pas recevoir les documents attachés. Ceux-ci sont remplacés dans le message par une URL pointant vers l'interface web.
- - Ne pas reccevoir ses propres messages : ce mode vous permet de ne pas recevoir de copie de vos propres messages.
- - Normal : ce mode est le mode de réception par défaut ; il permet d'annuler les autres modes d'abonnement.
- - Suspension : ce mode vous permet de suspendre votre abonnement à une ou plusieurs listes pour une période déterminée ou non. Contrairement au désabonnement, vous pouvez garder une trace de votre abonnement et de le réactiver à tout moment en visitant la page Gérer votre abonnement.
Choisissez une option de visibilité :
- - Référencé dans la liste des abonnés: vous serez visible dans la liste des abonnés (si l'accès à celle-ci est autorisé).
- - Non visible: vous ne serez plus visible dans la liste des abonnés. Votre adresse e-mail sera néanmoins visible dans les archives des messages si vous en avez envoyé.
Dans tous les cas, cliquez sur le bouton Mise à jour pour enregistrer vos modifications.
B. Suspendre l'abonnement
Pour chaque liste, il est possible de suspendre ou de reprendre l'abonnement.
Pour suspendre votre abonnement à une liste, suivez ces étapes :
- - Sélectionnez la liste et cliquez sur le lien Options d'abonné dans le menu de gauche.
- - Sélectionnez une date à l'aide du calendrier qui apparaît en cliquant sur le champ De : .
- - Si vous le désirez, vous pouvez spécifier une date de fin à partir de laquelle vos abonnements seront réactivés. Pour ce faire, sélectionnez une date de fin dans le champ A : . Vous pouvez également cocher la case Suspendre mon abonnement indéfiniment. En ce cas, vous devrez retourner sur la page de gestion de l'abonnement pour réactiver votre abonnement.
- - Cliquez sur Suspendre mes abonnements pour confirmer.
Pour réactiver votre abonnement à une liste :
- - Sélectionnez la liste et cliquez sur le lien Options d'abonné dans le menu de gauche.
- - Cliquez sur Reprendre mes abonnements.
C. Avatar
Il vous est possible de charger votre avatar pour la liste. Cet avatar doit être un fichier à un format standard (gif, jpp, jpeg ou png) et sa taille ne doit pas excéder 100 Ko. L’outil retaille automatiquement l’image pour l’adapter à la largeur du menu de gauche.
4.6. Se désabonner
Pour se désabonner d'une liste, vous devez être connecté. Commencez par rechercher la liste et affichez-la. Si les désabonnements de la liste sont autorisés, dans le menu de gauche de la liste, vous trouverez un lien Se désabonner.
Deux cas sont alors possibles après avoir cliqué sur le lien :
- - Si les désabonnements sont soumis à validation du propriétaire de la liste, celui-ci recevra une notification de votre demande de désabonnement. Il pourra ensuite la valider ou la rejeter. S'il la valide, vous recevrez une confirmation de désabonnement de la liste par email. S’il la rejette, vous recevrez une notification par email.
- - Si les désabonnements ne sont pas soumis à validation du propriétaire de la liste, vous recevrez une confirmation de désabonnement de la liste par email.
4.7. Archives
Dans le cas où le propriétaire autorise les abonnés à accéder aux archives, et que des archives sont consultables, le lien Archives apparaît dans le menu de gauche.
Consultez la documentation des archives.
4.8. Poster
Consultez la documentation pour l'envoi de messages.
4.9.Documents partagés
Dans le cas où le propriétaire autorise les abonnés à accéder aux documents partagés (espace de stockage), le lien Documents partagés apparaît dans le menu de gauche.
Consultez la documentation de l'espace de stockage.