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Gestionnaire de listes de l'Institut Agro Rennes-Angers

Guide du gestionnaire

1. Introduction

Ce document est complémentaire au guide l’abonné.

Sous le terme de gestionnaire, on trouve les propriétaires et les modérateurs de listes.

Propriétaire

Le propriétaire (ou créateur) d’une liste a presque tous les droits sur une liste. Il peut abonner / désabonner des personnes, envoyer des messages sur la liste, et configurer la liste comme bon lui semble.

Modérateur

Par défaut, le propriétaire est également modérateur de sa liste. Son rôle est de lire les messages envoyés sur la liste avant leur diffusion aux abonnés. Il décide donc de laisser passer ou de supprimer certains messages.

En général, la liste est configurée de telle sorte que seuls certains types de messages doivent passer par la modération (afin de ne pas demander trop de travail aux modérateurs). Par exemple, les messages envoyés par les abonnés peuvent être diffusés immédiatement sans modération, tandis que les messages envoyés par des personnes non-abonnées devront d’abord être validés par les modérateurs. Tout ceci est expliqué plus amplement dans la configuration avancée d’une liste.

2. Gérer une liste

Pour administrer une liste, procédez comme suit :

Pour passer d'une section à une autre, cliquez sur le menu de gauche sous l'intitulé Admin.

Les différentes sections du module d'administration de la liste vous permettent :

Les liens compris dans le sous-menu Modérer vous permettent :

2.1. Configurer la liste

Consultez la documentation de la configuration de listes.

2.2. Personnaliser la liste

Il est possible de modifier les messages de services et d'autres fichiers associés à votre liste :

Sympa utilise des fichiers par défaut ; dans ce cas, le fichier correspondant spécifique à votre liste est vide. Pour modifier un fichier, cliquez sur le bouton Éditer. Vous pourrez entre autres modifier le champ From (expéditeur), le champ Subject (objet) et le corps des messages.

Attention : les valeurs entre crochets sont des variables. Ne les modifiez pas, à moins de réellement savoir ce que vous faites...

Vous retrouverez toutes les informations de personnalisation de la liste dans la section Personnaliser la liste.

2.3. Gérer les abonnés

A. Afficher les abonnés d'une liste

La section Abonnés vous présente la liste de toutes les personnes abonnées à la liste.

Pour chaque abonné, les informations affichées sont :

Par défaut, 25 abonnés sont affichés sur chaque page. Vous pouvez naviguer entre les pages au moyen des flèches de navigation ou choisir d'afficher davantage d'abonnés sur chaque page. Vous pouvez également trier les abonnés en fonction de différents critères en cliquant sur l'intitulé des colonnes correspondantes.

B. Rechercher un abonné

Pour rechercher un abonné dans la liste, entrez tout ou partie de son adresse e-mail ou de son nom dans le champ de saisie puis cliquez sur le bouton Recherche.

C. Abonner des membres

Vous pouvez abonner de nouvelles personnes à la liste à partir de la page de gestion des abonnés :

Si vous souhaitez abonner des personnes sans qu'elles ne reçoivent de notification, cochez la case Sans prévenir. Sachez néanmoins qu'il est déconseillé d'abonner des gens sans les prévenir.

Même si vous pouvez abonner vous-même des personnes à vos listes de diffusion, il est toujours préférable que les gens fassent la démarche de s'inscrire eux-mêmes à la liste. Vous pouvez également inviter des personnes à s'abonner à la liste au moyen de la commande INVITE : envoyez un email à sympa@agrocampus-ouest.fr en mettant dans le corps du message la commande invite nomdelaliste adresseemail.

D. Modérer les demandes d'abonnement

Pour accepter ou rejeter les demandes d'abonnement à la liste, cliquez sur .

Vous voyez apparaître la liste des personnes ayant demandé leur abonnement à la liste. Pour accepter ou rejeter une demande, cochez la case correspondant à la personne ayant effectué la demande et cliquez sur le bouton de votre choix.

E. Rappel d'abonnement

Pour envoyer à chacun des abonnés une notification de rappel d'abonnement, cliquez sur le bouton Rappel des abonnements.

La notification de rappel d'abonnement contient :

F. Désabonner des abonnés

Pour désabonner des abonnés à partir de la page de gestion des abonnés, sélectionnez les abonnés en cochant les cases situées en bout de ligne et cliquez sur le bouton Désabonner les adresses sélectionnées.

Si vous souhaitez que le désabonnement ne soit pas suivi d'une notification, cochez la case Sans prévenir. Il est déconseillé de désabonner des abonnés sans les prévenir, excepté dans le cas où il s'agit d'abonnés en erreur.

Astuce : pour sélectionner tous les abonnés en une fois, assurez-vous tout d'abord qu'ils sont tous affichés sur la page, puis cliquez sur le bouton Inverser la sélection : tous les abonnés seront sélectionnés en un clic !

G. Modifier les options d'abonnés d'un abonné

Pour modifier les options d'abonnés d'un abonné, cliquez sur son adresse email.

À partir de cette page, vous pouvez modifier le nom, l'adresse email et le mode de réception des messages de l'abonné. Vous pouvez également le désabonner.

Si l'abonné est en erreur, un second bandeau apparaît sous le bandeau Information abonné. Les informations affichées sont :

Vous pouvez consulter la dernière erreur ou effacer toutes les erreurs. Si vous effacez toutes les erreurs, le score de l'abonné sera remis à zéro.

Pour gérer plus facilement les adresses en erreur, allez à la page Erreurs du module d'administration de la liste.

H. Liste noire

Dans la gestion des abonnés, il est possible de gérer la liste noire via le bouton Liste noire.

Les opérations effectuées par les personnes listées dans la liste noire seront rejetées. La liste noire est active pour les opérations suivantes : send (envois), create_list (demande de création de liste) uniquement pour la liste.

La syntaxe est la suivante :

I. Gérer les erreurs

Lorsqu'il y a un problème avec les adresses email de certains abonnés (adresses qui n'existent plus, adresses momentanément indisponibles au moment de l'envoi de messages, capacité de la boîte de réception atteinte, etc.), un pourcentage d'adresses en erreur est affiché dans le menu de gauche sous le texte Taux d'adresses en erreur.

Pour consulter les adresses en erreur, allez à la page Gestion des erreurs du module d'administration de la liste ou cliquez sur le bouton Gestion des erreurs dans la page de gestion des abonnés.

Le logiciel Sympa gère automatiquement les abonnés en erreur : en fonction du nombre d'erreurs et du trafic dans la liste, les abonnés en erreur sont soit notifiés, soit désabonnés, soit leur score est remis à zéro lorsque l'erreur ne se reproduit plus.

Pour faire en sorte que des adresses ne soient plus en erreur, sélectionnez ces adresses en cochant les cases situées en bout de ligne et cliquez sur le bouton Annuler les erreurs pour les abonnés sélectionnés. Si l'erreur persiste, les adresses concernées seront de nouveau marquées en erreur lors du prochain envoi de message.

Vous pouvez aussi désabonner les abonnés dont les adresses sont toujours en erreur : un nombre trop grand d'adresses en erreur cause une charge significative sur le serveur de listes. Pour désabonner des abonnés, sélectionnez leurs adresses en cochant les cases situées en bout de ligne et cliquez sur le bouton Supprimer les adresses sélectionnées.

Astuce : pour sélectionner tous les abonnés en une fois, assurez-vous tout d'abord qu'ils sont tous affichés sur la page, puis cliquez sur le bouton Inverser la sélection : tous les abonnés seront sélectionnés en un clic !

J. Exportation

Il est possible d’exporter la liste des abonnés d’une liste. Cliquez sur le bouton Exportation.

La liste des abonnés s’affiche alors dans une page.

K. Exclure

Pour accéder à la liste des abonnés exclus de la liste, cliquez sur le bouton Exclure dans la gestion des abonnés.

La liste d'exclusion n'est pas une liste noire. L'exclusion prend tout son sens quand la liste des abonnés est importée depuis une ou plusieurs source(s) de données externe(s). Dans ce cas, l'exclusion permet aux utilisateurs de se désabonner ou au propriétaire de les supprimer. En pratique, l'utilisateur désabonné est alors ajouté à la table des exclusions et son adresse sera ignorée la prochaine fois que la liste se synchronisera avec ses sources de données. Les utilisateurs sont ajoutés à la liste des exclusions via les fonctions habituelles de désabonnement ou de suppression d'abonné. Ils en sont supprimés via les fonctions standards d'abonnement ou d'ajout d'abonné.

Il est possible de retirer un abonné des exclusions en cochant la case à gauche et en cliquant sur Rétablir les adresses sélectionnées. Ceci peut être effectué de manière discrète en cochant au préalable la case sans prévenir.

2.4. Modérer les messages envoyés à la liste

Lorsqu'une liste est modérée, tous les messages doivent être approuvés par l'un des modérateurs avant de pouvoir être diffusés sur la liste. Lorsqu'un abonné envoie un message à la liste, il reçoit un message de notification de la part de l'automate de gestion de listes Sympa, l'informant que son message va être modéré avant de pouvoir être diffusé. Les modérateurs, quant à eux, reçoivent également un message de Sympa, contenant le message à modérer.

Vous pouvez effectuer des tâches de modération soit par email, en répondant aux messages que vous adresse Sympa, soit via l'interface web du serveur de listes. Pour cela, il vous suffit d'aller dans le module d'administration de la liste et de cliquer sur Modérer dans le menu supérieur

La page qui s'affiche contient tous les messages en attente de modération (les messages les plus récents sont en haut de la page).

Pour consulter un message, cliquez sur son objet.

Vous avez deux options de modération :

Tous les modérateurs peuvent décider de diffuser ou non un message. Néanmoins, c'est le premier modérateur à intervenir sur le message qui emporte la décision. Si vous essayez d'intervenir sur un message qui a déjà été modéré, vous recevrez un message de Sympa vous informant que le message a déjà été traité. Si vous êtes plusieurs modérateurs, il est préférable de modérer les messages depuis l'interface web du serveur de listes : ainsi, vous verrez précisément quels messages restent à modérer.

Quelles que soient la date et l'heure de la modération, la date et l'heure d'envoi du message ne changent pas. Si la diffusion du message est autorisée avec beaucoup de retard, il est donc possible de recevoir le 31 décembre un message daté du 1er janvier !

En cas de rejet avec notification, l'abonné qui avait envoyé le message rejeté reçoit un message de notification. Vous pouvez .

Cocher la case Rejeter sans notification empêchera l'envoi d'un message de notification de rejet à l'auteur du message.

Cocher la case Ajouter à la liste noire entraîne deux actions : le message est rejeté sans notifier son auteur et celui-ci est ajouté à la liste noire. Vous pouvez gérer votre liste noire en cliquant sur le bouton éditer la liste noire en base de la page.

Si vous désirez personnaliser le message de rejet que l'auteur du message recevra, cliquez sur le bouton Gestion des messages de rejet. La page de gestion des messages sera alors affichée. Vous pouvez y définir un ensemble de messages de rejet types.

Rappel : vous pouvez ajouter ou supprimer des modérateurs via le module d'administration de la liste. Pour cela, à partir de la page d'information de la liste, cliquez sur Admin, puis sur Configurer la liste, et enfin sur Définition de la liste.

Il est aussi possible d'intervenir sur les messages après leur diffusion sur la liste ; ceci est utile dans le cas d'une liste non modérée. Si vous souhaitez supprimer un message, allez le consulter en ligne dans la section Archives et cliquez sur le bouton Marquer ce message pour suppression situé en haut à droite du message. Un message de confirmation s'affiche ; cliquez sur OK. Le message sera supprimé au bout de quelques secondes. Attention : cette manipulation est irréversible !!! Si vous supprimez un message, vous ne pourrez en aucun cas le récupérer.

2.5. Gérer les archives

L'automate de gestion de listes Sympa peut générer des archives compressées téléchargeables (format .ZIP) des messages envoyés sur la liste. Pour télécharger ces archives, sélectionnez les mois qui vous intéressent dans la liste et cliquez sur le bouton Télécharger le Zip.

Astuce : dans la liste Sélection des archives, pour sélectionner tous les mois pendant lesquels des messages ont été échangés, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche SHIFT (ou « MAJ ») enfoncée et cliquez sur le dernier mois de la liste.

Vous recevrez un fichier du type nomdelaliste_archives.zip contenant des dossiers du type nomdelaliste_annee-mois pour chaque mois. À l'intérieur de chaque dossier, les fichiers ont pour seul nom un numéro qui représente leur place dans la chronologie des messages envoyés (exemple : le fichier '1' contient le premier message envoyé dans le mois). Les fichiers de messages n'ont pas d'extension ; utilisez l'éditeur de texte de votre choix (Bloc-notes, WordPad, Vim, etc.) pour les ouvrir. Chaque fichier correspond à un message entier (en-tête détaillé).

À partir de la page Gérer les archives, vous pouvez également supprimer des messages (suppression mois par mois et non message par message). Pour cela, sélectionnez les mois qui vous intéressent dans la liste et cliquez sur le bouton Détruire les mois sélectionnés.

Attention : cette manipulation est irréversible !!! Lorsque vous cliquez sur 'Détruire les mois sélectionnés', gardez bien à l'esprit que vous ne supprimez pas simplement un fichier d'archives, mais bien toutes les archives de messages du mois sélectionné !!!

2.6. Gérer l'espace de stockage partagé

Par défaut, les listes ne possèdent pas toujours d'espace de stockage partagé. Il faut donc le créer. Pour cela, allez dans le module d'administration de la liste et cliquez sur Créer un espace documents.

Pour que les abonnés puissent publier des documents dans l'espace de stockage partagé, vous devez modifier les droits par défaut : dans le module d'administration de la liste, cliquez sur Configurer la liste puis sur Droits d'accès (ou Privilèges). Au bas de la page, vous trouverez une liste déroulante intitulée Droit d'édition ; choisissez l'option Limité aux abonnés (private).

Attention : si vous avez créé des dossiers avant d'effectuer cette opération, ces dossiers resteront interdits en écriture. Si vous souhaitez les autoriser en écriture, vous devrez modifier leurs droits d'accès dossier par dossier..

Découvrez également comment créer des quotas pour l'espace de stockage partagé via la page Privilèges de la section Configurer la liste.

Pour tout savoir sur la gestion de l'espace de stockage partagé (organisation de l'espace de stockage partagé, modification des droits d'accès, nommage des documents, etc.), reportez-vous à la section Utiliser l'espace de stockage partagé du Guide du gestionnaire.

Pour supprimer tout accès à l'espace de stockage partagé, cliquez sur Fermer l'espace documents dans le menu supérieur du module d'administration de liste. Vous pourrez ensuite le rouvrir en cliquant sur Restaurer l'espace documents. Le fait de fermer et de rouvrir l'espace de stockage partagé n'a aucun impact sur les documents qu'il contient.

2.7. Opérations critiques

A. Renommer la liste

Dans le module d'administration de la liste, cliquez sur Renommer la liste. Entrez le nom de votre choix puis cliquez sur le bouton Renommer la liste. Un message de demande de confirmation s'affiche ; cliquez sur OK.

Si vous changez d'avis, il vous suffira d'effectuer la même manipulation pour restaurer l'ancien nom de la liste.

ATTENTION : lors du renommage d'une liste, vous devez informer les listmasters, sans quoi le changement de nom ne pourra être effectif..

Quelques conseils pour le choix des noms de vos listes :

B. Supprimer la liste

Une liste sera d'abord fermée avant d'être définitivement supprimée (seul le listmaster peut définitivement supprimer une liste).

Dans le module d'administration de la liste, cliquez sur Supprimer la liste. Un message de demande de confirmation s'affiche ; cliquez sur OK.

Attention : si vous supprimez la liste, vous ne pourrez pas la rouvrir vous-même !!! Si vous désirez rouvrir la liste, il vous faudra faire appel aux listmasters.

Concrètement, quelles sont les conséquences d'une fermeture de liste ?

Attention : en raison d'un petit temps de latence, les pages relatives à la liste restent accessibles à quiconque connaît leur adresse pendant un petit moment. Elles deviendront ensuite complètement inaccessibles.

Si vous souhaitez que la liste et tous les fichiers associés soient supprimés définitivement, vous devrez vous adresser aux listmasters.

3. Demander la création d'une liste

La demande de création d'une liste de diffusion peut être soumise à conditions. Si vous remplissez les conditions nécessaires pour effectuer une demande, la création de la liste sera néanmoins soumise à approbation par les listmasters.

Il existe deux manières de demander la création d’une liste :

3.1. Créer une liste à partir d'un modèle

Pour demander la création d'une liste de diffusion, procédez comme suit :

  1. - Connectez-vous
  2. - Dans le menu du haut ou sur la page d'accueil, cliquez sur le bouton Création de liste.
    Si le bouton n'apparait pas, cela signifie que vous n'avez pas les privilèges nécessaires pour créer une liste.
  3. - Donnez un nom à votre liste (n'entrez que le nom sans l'arobase et le domaine ; exemple : nouvelle_liste et non pas nouvelle_liste@).
    N'utilisez pas d'espaces, d'accents, ni de caractères spéciaux dans les noms des listes : ces caractères peuvent créer des problèmes. Choisissez un nom explicite mais pas trop long : pensez aux abonnés qui devront taper ce nom à chaque fois qu'ils voudront envoyer un message à la liste ! Si vous administrez un ensemble de listes, vous pouvez préfixer le nom de vos listes avec un préfixe commun afin qu'elles soient classées à la suite et clairement identifiables par tous (exemple : xx-utilisateurs, xx-support, etc.).
  4. - Choisissez un type de liste parmi les types prédéfinis suivants (il ne s'agit là que d'exemples de configurations type modifiables par les propriétaires de listes après création ; il est même possible de configurer la liste au delà des options proposées dans le module d'administration de liste, en en faisant la demande auprès des listmasters).
  5. - Saisissez un objet pour votre liste. Cet objet apparaîtra en tête de toutes les pages de la liste, ainsi que sur les pages d'index de listes (liste des listes, liste de vos abonnements, etc.) et dans la barre de titre du navigateur.
  6. - Choisissez une catégorie dans la liste déroulante Catégories.

    Si aucune des catégories existantes ne répond à vos besoins, vous pouvez demander la création d'une nouvelle catégorie en vous adressant aux listmasters.

  7. - Saisissez une description pour votre liste. La description apparaîtra sur la page d'information de la liste ainsi que dans la Charte des abonnés de la liste envoyée par email à chaque nouvel abonné, à la rubrique Objet de cette liste. Cette description peut comporter des explications sur les points suivants :
    • * objet de la liste et publics visés
    • * sujets abordés
    • * fonctionnement de la liste (responsabilités, statut de la liste, etc.)
    • * règles d'utilisation en vigueur
    • * présentation des abonnés type (leurs métiers, les projets dont ils s'occupent, leur nationalité, etc.)

    Vous pouvez mettre en forme la description de votre liste à l'aide de balises HTML. Attention : si votre description est longue, coupez-la par des retours à la ligne manuels (touche ENTRÉE de votre clavier), sans quoi elle ne sera pas visible entièrement dans la fenêtre de votre navigateur.

  8. - Cliquez sur le bouton Envoyer votre demande de création.

Un message s'affiche alors et vous informe que votre demande de création de liste est enregistrée et que vous pouvez dès à présent modifier la liste en cliquant sur le bouton Admin. Il vous avertit néanmoins que la liste ne sera effectivement installée et rendue visible sur le serveur que lorsqu'un listmaster aura approuvé sa création.

Vous devrez ensuite attendre que la création de la liste soit approuvée par l'un des listmasters. Vous recevrez alors un email de notification intitulé Création de la liste nomdelaliste vous informant que votre liste a bien été créée.

Abonnez-vous ensuite à votre liste : la création d'une liste ou le fait d'en devenir propriétaire ou modérateur n'implique pas l'abonnement automatique à la liste !

3.2. Copier une liste existante

Vous pouvez créer une liste à partir d'une liste existante ; la configuration de la liste d'origine sera copiée pour initialiser la nouvelle liste. Il est important de noter que ni les membres de la liste, ni ses archives, ni encore les documents partagés ne sont dupliqués. Vous ne pouvez copier une liste que si vous en êtes propriétaire. Une fois la liste crée, vous pourrez ajuster sa configuration

  1. - Connectez-vous
  2. - Dans le menu du haut ou sur la page d'accueil, cliquez sur le bouton Création de liste.
    Si le bouton n'apparait pas, cela signifie que vous n'avez pas les privilèges nécessaires pour créer une liste.
  3. - Cliquez sur le lien Copier une liste existante
  4. - Choisissez la liste à copier
  5. - Donnez un nom à votre liste (n'entrez que le nom sans l'arobase et le domaine ; exemple : nouvelle_liste et non pas nouvelle_liste@).
    N'utilisez pas d'espaces, d'accents, ni de caractères spéciaux dans les noms des listes : ces caractères peuvent créer des problèmes. Choisissez un nom explicite mais pas trop long : pensez aux abonnés qui devront taper ce nom à chaque fois qu'ils voudront envoyer un message à la liste ! Si vous administrez un ensemble de listes, vous pouvez préfixer le nom de vos listes avec un préfixe commun afin qu'elles soient classées à la suite et clairement identifiables par tous (exemple : xx-utilisateurs, xx-support, etc.).
  6. - Cliquez sur le bouton effectuer la copie.

Un message s'affiche alors et vous informe que votre demande de création de liste est enregistrée et que vous pouvez dès à présent modifier la liste en cliquant sur le bouton Admin. Il vous avertit néanmoins que la liste ne sera effectivement installée et rendue visible sur le serveur que lorsqu'un listmaster aura approuvé sa création.

Vous devrez ensuite attendre que la création de la liste soit approuvée par l'un des listmasters. Vous recevrez alors un email de notification intitulé Création de la liste nomdelaliste vous informant que votre liste a bien été créée.

Abonnez-vous ensuite à votre liste : la création d'une liste ou le fait d'en devenir propriétaire ou modérateur n'implique pas l'abonnement automatique à la liste !

4. Bonnes pratiques

Pour que vos listes de diffusion soient dynamiques, vous devez être impliqué dans leur fonctionnement : une liste non contrôlée risque de partir à vau l'eau, de voir la qualité de ses messages se dégrader et de finalement s'éteindre...

L'utilisation de la messagerie en général et pour les listes de diffusion répond à un ensemble de règles très précises et indispensables pour une communication harmonieuse : la « Nétiquette ». En tant que propriétaire ou modérateur de liste, vous devez veiller à la faire respecter. Vous pourrez trouver les principes généraux de la Nétiquette ainsi que de nombreux liens sur la page de la Wikipédia consacrée à la Nétiquette.

Il est conseillé de rédiger une charte d'utilisation pour votre liste, regroupant toutes les règles qui la régissent :

Pour que tous les abonnés prennent connaissance de la charte d'utilisation de la liste, le mieux est de l'inclure dans le message de bienvenue qu'ils reçoivent lors de leur abonnement. Pour cela, vous devez personnaliser ce message en allant à la page Personnaliser du module d'administration de la liste.

Lorsqu'elle existe, la Charte du propriétaire, animateur ou modérateur de liste fournit aux propriétaires et aux modérateurs de listes toutes les informations indispensables pour pouvoir remplir leurs fonctions. Cette Charte recouvre l'ensemble des responsabilités et des attributions des propriétaires et modérateurs.

5. RGPD

Le RGPD, dans la continuité de la Loi française Informatique et Liberté, est venu compléter les dispositifs de protection des données personnelles. En tant que propriétaires de listes vous êtes responsables des données personnelles qui y sont traitées. Voici un ensemble de conseils et de points d'attention afin de vous assurer que vos listes respectent au mieux le RGPD.

5.1. La liste des membres

À travers l'adresse e-mail des abonnés à votre liste, vous manipulez un lien direct avec leur identité. La liste des membres ne doit donc être accessible qu'aux personnes pertinentes.

Les modalités d'abonnement et de désabonnement d'une liste doivent être clairement expliquées aux abonnés.

Accès à la liste

L'accès à la liste des membres doit être justifié. Nous distinguons trois cas :

Pour définir ce droit d'accès rendez vous dans la configuration de la liste, page "Droits d'accès" sous "Configurer la liste", section "Qui a accès à la liste des abonnés (review)".

Abonnement / désabonnement

L'abonnement et le désabonnement reviennent, respectivement, à ajouter ou retirer une donnée personnelle d'un fichier informatique. Ces opérations doivent donc être faites de manière responsable et la personne concernée doit être informée de l'opération. Voici quelques bonnes pratiques :

5.2. Les archives

Les archives peuvent contenir, selon la teneur des messages échangés, quantité d'informations à caractère personnel (noms, téléphones, adresses, etc) en plus des diverses adresses email utilisées.

Archiver ou non ?

L'archivage peut ne pas être nécessaire. Cela dépend de la finalité de la liste. Lorsque l'archivage est utilisé, au-delà du réflexe conservateur et historique, il est souvent inutile de conserver des archives sur le long terme. Limiter la rétention des archives à une durée maximale peut limiter l'exposition des données personnelles éventuellement contenues dans les messages archivés.

À l'heure actuelle le logiciel de listes de diffusion que nous employons, Sympa, ne permet pas d'anonymiser les archives automatiquement. Il peut en revanche limiter la durée de conservation ; au-delà de la durée spécifiée, les messages sont supprimés des archives.

Contrôle de l'accès aux archives

Contrairement à ce que leur nom pourrait évoquer, les archives ne constituent pas nécessairement un lieu clos. Elles se présentent à la manière d'un forum web. Dès lors qu'un utilisateur a accès aux archives il peut lire l'ensemble des messages conservés. Il convient donc de s'assurer que ces archives soient accessibles uniquement par les personnes légitimes.

L'accès aux archives suit classiquement trois modèles :

Les paramètres relatifs au contrôle d'accès des archives se trouvent dans la page "Les archives" sous "Configurer la liste".


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